Egy növekvő KKV “kamaszkora”

Egy sikeres és fejlődő KKV életében általában óhatatlanul eljön a pillanat, amikor a sikeressége a hatékonyságának a csökkenését fogja eredményezni. Általában egy dinamikusan fejlődő, a piacon sikeres vállalat eredményei mögött a tulajdonosok, vezetők elkötelezettsége és sok munkája mögött az áll, hogy valamit jól csináltak. Jól kézben tartják a kereskedelmi, gyártási, logisztikai és egyéb folyamataikat, kontrollálják a beosztottakat, a beszerzést, a minőséget, a vevők elégedettségét és még sorolhatnánk.

Aztán egyszer csak azt érzik, hogy ez kezd sok lenni, nehezebben látható át, bizonyos feladatokat másra kellett / kellene bízni, de az nem ugyanolyan, “mintha én csinálnám”. Emellett gyakorta objektív és ijesztő tények is megjelennek, mint a bevétel arányos eredmény csökkenése, egyes költségek jelentős növekedése, a reklamációk számának növekedése, késések, csúszások, nyilvánvalóan rossz döntések. És a sor, sajnos, itt is folytatható lenne még hosszasan.

Hogy miért alakul ki ez a helyzet? A válasz a folyamatokban rejlik. Amíg “kicsiben” minden jól átlátható, kézben tartható és menedzselhető akár egy személyben is, addig a rendelések, az alkalmazottak, a termékféleségek, a vevők, a szállítók és a döntések számának növekedésével ez a kontroll fokozatosan csökken, majd lényegében megszűnik. “Kicsúsznak az események a kezünkből.”

Ilyenkor érzi azt egy tulajdonos-vezető, hogy a sok év alatt elért eredményei, a felépített működés ellenére minden elkezd elromlani, eltűnik a nyereség, hibák keletkeznek, az addig elégedett partnerek reklamálni kezdenek, az alkalmazottak már nem dolgoznak olyan jól. Jobbára ez az a pont, ahol a kézi vezérléssel történő vállalat irányítás lehetőségei véget érnek, és valami másra van szükség. Ez a más pedig a rendszer.

A rendszer az a dolog egy vállalat számára, ami biztosítja, hogy a teljesítmény, az eredmények már ne (csak) egy-egy embertől függjenek, hogy a távollétükben is megoldódjanak problémák, hogy bizonyos események automatikusan elindítsanak folyamatokat és “maguktól keletkezzenek jó döntések”. A rendszer igényli a feladatok és felelősségek megosztását, a méréseken alapuló ellenőrző mechanizmusok kialakítását, az informatikai támogatás fejlesztését, a tervezés megvalósítását a működés különböző területein, és az ad hoc jellegű döntések, a szervezés szerepének hátrébb szorítását.

A hatékonyság olyan dolog, amiért folyamatosan és nagyon keményen kell dolgozni, miközben egy-egy változás, le nem kezelt esemény könnyen romba döntheti. Kisebb méretben ezek az események jól láthatóan közelednek, könnyebben reagálhatunk rájuk. De egy bizonyos méret és bonyolultság felett a hatékonyság védtelenebb, a veszély rejtve érkezik, és sokszor csak következményeiben ismerünk rájuk. Ráadásul az okokat még ekkor sem biztos, hogy látjuk…

Ezért fontos a megelőzés. Ha tulajdonosként, vezetőként azt látjuk, hogy felbukkantak az első jelek, azonnal lépni kell. Nem szabad megvárni, amíg a következmények korlátozzák a lehetőségeinket, a mozgásterünket, és kényszerpályára helyeznek.

A kamaszkorú vállalkozás valóban olyan, mint egy kamasz. Egyre erősebb, magabiztosabb, önállóbb, de közben egyre több és újfajta hibát követ el, és néha még a talajt is elveszíti a lába alól.

Ilyen esetben egy tapasztalt, hozzáértő tanácsadó bevonása kis ráfordítással nagy eredményeket hozhat, miközben a “kamaszkor”, a hatékonyságvesztés időszaka jelentősen lerövidíthető.