Vállalatirányítási rendszer bevezetés előkészítése

Minden vállalkozás életében meghatározó időpont az első vállalatirányítási rendszerének bevezetése, vagy annak lecserélése a másodikra. Ezekre a feszült, költséges és a későbbi működés szempontjából igen kritikus helyzetekre tudunk olyan megoldást nyújtani, amely csökkenti a költségeket, növeli a bevezetendő rendszer hatékonyságát, használhatóságát, végső soron az azzal szembeni későbbi elégedettséget.

Az első informatikai rendszer bevezetése másfajta gondolkodást, másfajta folyamatokat igényel, mint a korábbiak. Valójában nem az ERP rendszer igényli ezeket, hanem maguk a napi folyamatok, a megváltozott igények operatív és vezetői oldalon egyaránt. Bár a vállalatirányítási rendszer bevezetését a működés során tapasztaltak, konkrét igények és szükségszerűségek hívták életre, mégis nagyon nehéz jól végrehajtani.

A vállalkozás, aki először akar integrált informatikai támogatást tenni a működései mögé, tudja, hogy mit szeretne, mire van igénye, de nem tudja, hogy milyen lehetőségei vannak, és valójában a saját összes igényét sem ismeri fel. Azokra többnyire csak a bevezetés során vagy azt követően ismer rá. Akkor pedig már jóval költségesebb, ha éppen nem kivitelezhetetlen bizonyos igények megvalósítása.

Felmerülhet a kérdés, hogy miért nem segít a bevezetést végző tanácsadó cég, hiszen mögötte már sok bevezetés áll. Tudomásul kell azonban venni, hogy nekik nem ez a feladatuk. Ők arra törekednek, hogy a feléjük megfogalmazott felhasználói igényekre a leginkább megfelelő informatikai megoldásokat adják. Fognak ötleteket, javaslatokat adni, leginkább az “…arra is van lehetőség a programban, hogy …” vagy a “…máshol olyan igény merült fel, hogy…” alapján, de nem fogják kifejezetten keresni azokat a helyzeteket, ahol egy-egy vállalat egyedi igényei felmerülhetnek. Nekik általában van egy jól kidolgozott, sok mindenre megoldást adó rendszerük, ami akár 80-90%-ban is képes lefedni a partner folyamatait.

A fennmaradó 10-20% azonban arról fog dönteni, hogy mennyi kivétel marad a vállalatirányítási rendszeren kívül, mennyi esetet kell kivételként, papíron, Excelben kezelni a bevezetést követően is, illetve hány esetben kell a napi folyamatokban kompromisszumot kötni a vállalatirányítási rendszer helyes működése érdekében.

Hangsúlyozandó, ezért a helyzetért senki sem hibás, hiszen a vevő a lehetőségeket nem ismeri, illetve paradox módon informatikai szempontból a saját igényeit sem, míg a bevezetést végző tanácsadó (főleg az ajánlatadás megállapodás és szerződéskötés szakaszában) a megrendelő folyamatainak részleteibe, a napi működésének a buktatóiba nem lát bele.

Ennek eredményeképpen jelennek meg a bevezetést követő kompromisszumok, utólagos és költséges kiegészítő fejlesztések, illetve az egyébként jól működő rendszerrel szembeni felhasználói ellenérzések.

Ennek a helyzetnek a megelőzésére, illetve minimalizálására kínálunk mi megoldást. Tevékenységünknél, tapasztalatainknál fogva jól ismerjük mindkét oldalt, hiszen a bevezető tanácsadó oldalán és a folyamatait építő megrendelő oldalán is sokszor álltunk már. Ismerjük a vállalatirányítási rendszerek logikáját, felépítését, lehetőségeit, és tudjuk azt is, hogyan működik egy gyártó, kereskedő vagy szolgáltató vállalkozás, milyen nyilvánvaló és maga előtt is rejtett igényei vannak.

Ezért vagyunk képesek ügyfél oldali, független ERP tanácsadóként vagy éppen a bevezetés minőségbiztosítójaként segíteni a bevezetést az igények specifikálásától az éles indulásig.