Amikor az első ERP ( vállalatirányítási ) rendszerének bevezetésére szánja el magát egy vállalkozás, nagyon sok esetben nem tudja, hogy mire vállalkozik. Igaz ez akkor is, ha egyébként vezetői, egyes munkatársai már dolgoztak más cégnél integrált vállalatirányítási rendszerben. Sajnos nem ugyanaz ismerni egy vagy több rendszer működését (vagy inkább annak egy-egy szegmensét), és megfogalmazni egy új rendszerrel szemben az igényeket, másként fogalmazva megtervezni azokat.

Az sem véletlen, hogy sok esetben az első vállalatirányítási rendszer bevezetését néhány év múlva követi a másodiké. Az építkezéssel kapcsolatban szokás emlegetni, hogy “az első házat az ellenségednek, a másodikat a barátodnak, a harmadikat magadnak építed”. Mint minden hasonló megállapítás, ez is egyszerre túlzó és mégis igaz. És hasonló a helyzet az integrált vállalatirányítási rendszerek esetében is.

Egy “elrontott” családi ház is nagy bosszúság, de egy félresikerült ERP bevezetés felér egy kisebb katasztrófával. Sokszor találkoztunk olyan helyzetekkel, amikor a bevezetést követően derült ki, hogy a rendszerben megvalósított folyamatok nem jól illeszkednek a valós folyamatokhoz, nem fednek le minden esetet, kikényszerítik a napi folyamatok megváltoztatását csak azért, hogy “tudja követni a program”. Ritka és szomorú esetekben pedig találkoztunk folyamatos, soha véget nem érő fejlesztés alatt álló vagy éppen a használatból kiszorult rendszerekkel is.

Ezek mind óriási veszteségeket jelentenek a bevezető félnek, és komoly presztízsveszteséget a forgalmazónak. Mégis, hol vannak az ezt a helyzetet eredményező buktatók? Íme a teljesség igénye nélkül néhány:

• A bevezetői oldalon érzik ugyan, hogy a növekedés, a piac, a környezet változásainak hatására már más módszerekre, eszközökre van szükségük, de az új rendszert mégis a régi folyamatikra akarják “ráhúzni”.
• Nincsenek előre átgondolt, pontosan megfogalmazott igények és elvárások, csak az valósul meg az informatikai fejlesztésben, amire a bevezetést végző tanácsadók “rátalálnak”.
• A “majd alkalmazkodunk a rendszerhez” elvét valósítják meg.
• A vállalatirányítási rendszert a tipikus esetekre specifikálják, és nem foglalkoznak a ritkább vagy kivételes esetekkel.
• A megrendelő vállalat oldalán nem ismerik fel a vásárolt rendszer által nyújtott lehetőségeket, és azok hasznosságát, miközben a bevezető tanácsadói nem bukkannak rá kritikus folyamatokra vagy esetekre.
• A megrendelő nem látja, hogy a megfelelő bevezetésbe (specifikációba) neki sok időt és energiát kell tennie, míg a bevezető “csak annyit csinál meg, amennyit kérnek tőle”.

Fontos azt is látni, hogy a bevezetés során mindkét félen nagy a nyomás. A megrendelő vállalkozás szeretne egy jó programot, de szeretne mielőbb túl is lenni a bevezetéssel járó többletmunkán, felforduláson, és hajlamos nagyvonalúan átugrani egy-egy problémás esetet, mondván, “működjenek a legfontosabb dolgok, a többit pedig majd megoldjuk”. A bevezetést végző cég sem ellensége önmagának. Amikor autót vásárolunk egy szalonban, ott sem igyekszik a kereskedő a kialkudott árba újabb és újabb extrákat belepréselni még utólag. Az ERP rendszernél is ez a helyzet. Minden, előre nem látott feladat többletköltség a bevezetői, fejlesztői oldalon, és ami ennél is rosszabb, hogy felboríthatja a kialakított, kerek logikáját a rendszer megtervezett felépítésének. Ez sokszor akkor sem éri meg a bevezetőnek, ha a konkrét fejlesztést pluszmunkaként kifizetjük, hiszen maga a többlet feladat az “logika átalakítása miatt” ennél sokkal nagyobb lehet, amit egyik fél sem szívesen finanszíroz.

Látni kell, hogy ezek nem kifogások a rendszer bevezetője részéről sem, valójában egy ilyen helyzetben mindkét fél csapdába kerül. Utólag változtatni és módosítani a logikán nagy és költséges feladat, ráadásul csúszást is okozhat. És ami a valóságban csak kis változtatásnak látszik, az informatikai oldalon lehet, hogy alapvető átalakítást igényel.

Ennek elkerülésére sajnos az egyetlen valós megoldás a pontos és részletes előzetes specifikáció. Minden buktató ezzel sem kerülhető el, de a kockázat (és a költség) jelentősen csökkenthető.

További bejegyzésekben részletesen fogunk foglalkozni az egyes buktatókkal.